공동주택 금전사고 예방 내부통제시스템 점검 안내

1. 통장 명의자, 도장 및 자금 집행

관리사무소장은 공동주택의 운영 등을 위해 관리비 등의 금액을 관리하는 업무를 담당하므로 관리비등의 예치 통장에는 관리사무소장 배치신고 직인으로 등록합니다. 또한 관리사무소장의 직인 외에 입주자대표회의의 회장 인감을 복수로 등록할 수 있도록 하고 입주자대표회의 회장의 인감과 관리사무소장의 직인은 각각 보관해야 합니다. 자금의 인출은 소액현금 출납외에는 인터넷뱅킹으로 출납하지 않도록 합니다.

2. 자금 집행의 승인

또한 공동주택관리법령에서는 관리주체가 관리비등을 집행할 때에는 입주자대표회의에서 승인받은 예산에 따라 관리비를 집행하도록 규정하고 있을 뿐 자금 집행 시마다 입주자대표회의의 승인을 받도록 규정하고 있지는 않습니다. 하지만 통장에는 입주자대표회의 회장의 인감이 등록돼 있으므로 실무적으로는 입주자대표회의와 주택관리업자 간의 위탁관리계약이나 내부 규정 등에 따라 회계담당자가 관리사무소장을 거쳐 최종적으로 입주자대표회의 회장의 승인까지 받은 이후 자금을 집행합니다.

3. 지출업무에 대한 업무분장

지출업무에는 ①지출원인행위 및 계약에 관한 담당자(지출원인행위자) ②수입 및 지출에 관한 담당자(지출담당자) ③물품 등을 관리하는 담당자(관리담당자) 등 3명의 당사자가 존재하며 지출담당자는 원칙적으로 지출원인행위자 또는 물품 등의 관리담당자 업무를 동시에 수행하지 못합니다.

4. 지출의 원칙

공동주택에서는 물품 또는 용역 공급자 명의의 금융기관 계좌로 자금을 지출해야 합니다. 이에 따라 공동주택에서는 계약서상의 계약당사자, 세금계산서상 기재된 세금계산서 발행 당사자 및 입금되는 통장 명의자가 모두 일치하는지의 여부를 반드시 확인해야 하며 일치하지 않는 경우에는 계약당사자 명의의 통장을 다시 요청해 지급처리하게 됩니다.

5. 증빙서류의 관리

모든 거래에 대해서는 증빙서류를 구비해야 하며 원칙적으로 세금계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 등의 적격증빙을 수취해 거래의 투명성과 객관성을 확보해야 합니다. 관리사무소장과 입주자대표회의 감사는 매 월 초(10일) 은행이 발급한 예금잔액증명서 원본과 통장 및 재무상태표 등의 관계장부와 대조함으로써 사후적으로 관계장부의 적정성을 검증해야 합니다.

※※ 은행이 제공하는 출금 문자알림 서비스를 신청하여 경리, 관리사무소장, 회장이 모두 받고 확인 할 수 있도록 합니다.